На 01.12.2023 в списке организаций-источников комплектования КАУ ВО «ГАВО» числится 205 организаций, из них по видам собственности: государственной (областной) - 127 организаций, частной - 78 организаций.

Источниками комплектования архива являются органы законодательной и исполнительной государственной власти, областные учреждения образования, здравоохранения, социального обеспечения, культуры и науки, промышленные, строительные и сельскохозяйственные предприятия, организации транспорта и связи, крупные общественные объединения, ветеранские и молодежные организации, региональные отделения политических партий и профессиональных союзов и др.

Организации передают в Государственный архив Вологодской области:

     - управленческую документацию, отражающую основную деятельность организации (постановления, распоряжения и  приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, протоколы заседаний коллегиальных органов,  планово-отчетные документы, программы мероприятий и т.д.);

- документы по личному составу принимаются в связи с ликвидацией организации, отражающие отношения работника и работодателя (приказы и распоряжения о приеме, перемещении и увольнении работника, лицевые счета, личные дела, трудовые договоры, карточки по учету кадров, документы о награждении и т.д.);

- аудио-визуальные документы (фотографии, видео и аудиозаписи на различных видах носителей); - научно-техническую (проектную, конструкторскую и научную) документацию.

Государственный архив Вологодской области также принимает на хранение от граждан документы личного происхождения, т.е. личные документы, образовавшиеся в деятельности отдельного лица, семьи, рода: дневники, воспоминания, рукописи, творческие работы, письма и открытки, фотодокументы, рисунки и т.д.

За 2023 год на постоянное хранение в архив передано:

       - 7579 ед. хр. управленческой документации;
       - 725 ед. хр. научно-технической документации;
       - 21 ед. хр. фотодокументов на бумажной основе;
       - 14 ед. хр. фотодокументов в цифровом формате;
       - 15 ед. хр. видеодокументов;
       - 401 усл. ед. личного происхождения на бумажной основе;
       - 9 усл. Ед. документов личного происхождения в электронном виде.

За 2023 г. в Государственный архив Вологодской области поступили документы:

- Кувшинникова Олега Александровича, Губернатора Вологодской области 2011-2023 гг.;

- Яшина Александра Яковлевича, поэта, прозаика, журналиста, военного корреспондента;

- Гаврилова Бориса Александровича, участника Великой Отечественной войны;

- Сотникова Петра Алексеевича, военного корреспондента, участника Великой Отечественной войны, фотокорресподента областной газеты «Крастный север»;

- Васильева Юрия Сергеевича, к.и.н., доцента ВГПУ;

- Вященко Алексея Васильевича, проректора Молочно-хозяйственной академии и Вященко Марии Ивановны, кандидата экономических наук;

- Рядовикова Николая Яковлевича, участника Великой Отечественной войны;

- Даен Миры Евсеевны, искусствоведа, члена Союза художников России, заслуженного работника культуры РФ;

- Романова Сергея Леонидовича, краеведа.