Создание электронного фонда пользования в архиве

4 апреля  2024 г.


Сегодня мы начинаем цикл статей о том, как происходит оцифровка документов в Государственном архиве Вологодской области.

Электронный фонд пользования создается для сохранения бумажных оригиналов и предоставления удаленного доступа к электронным образам дел. Кроме этого, архив осуществляет изготовление копий документов для исполнения социально-правовых запросов, реализации выставочных проектов и научно-практической деятельности.

Оборудование лаборатории копирования, реставрации и переплета документов представлено тремя планетарными сканерами, планшетными сканерами для документов на бумажной основе, сканерами для микрофильмов и негативов/позитивов и тремя фотоустановками. Для создания страхового фонда на микропленке имеется СОМ-система с комплексом проявки.

В последние годы вырос интерес к документам генеалогической направленности, которые хранятся в архивах: метрическим книгам, исповедным ведомостям, ревизским сказкам и т.д. Кто хоть раз видел воочию эти фолианты, представляет, какого они веса и габаритов. Не всякая техника выдержит подобные раритеты! Для таких экспонатов в архиве используется сканер Scan Master2, оснащенный подъемной колыбелью с раздельным механизмом (т.е. способен поднимать на разную высоту половинки книжного блока). К закаленному стеклу снизу прижимаются листы, а сканирующая панель, двигаясь вперед-назад, охватывает все поле оригинала (максимальный размер – 635х470 мм). Сканер позволяет производить оцифровку с разрешением до 1200 точек на дюйм (для сравнения, фотоаппарат – лишь около 70 точек на дюйм). При таком качестве видны все особенности бумаги, чернил, водяные знаки, марки, печати и т.д. На данном сканере в день создается около 300 электронных образов.

Оператор подкладывает под страницы листы бумаги черного цвета (для автоматического определения границ документа и обрезки изображения) и запускает процесс сканирования. Постепенно, лист за листом, разворот за разворотом, происходит оцифровка. Среднее время цикла работы сканера - 10 секунд на один электронный образ. На экране компьютера открываются изображения отснятых документов, которые необходимо в дальнейшем переименовать.

Оцифровка документов - тяжелый и кропотливый труд. Не всякий человек обладает усидчивостью, вниманием и бережным отношением к старинным книгам. Основные трудности, с которыми сталкиваются в работе сотрудники лаборатории: выцветший текст чернил, плохая раскрываемость книжного блока, вшитые в корешок части текста, ветхость бумажной основы и большой объем платных заказов. Каждое дело необходимо аккуратно поместить на сканер, настроить технику, отснять и заполнить сопутствующую документацию.

После оцифровки каждое дело пополняет электронный фонд пользования и в конце каждого квартала размещается на Портале архивной службы Вологодской области для удаленного просмотра пользователями

Государственный архив Вологодской области